Работа над ошибками
Заметки финского предпринимателя-бухгалтера
Всем известна истина «не ошибается тот, кто ничего не делает» предполагает для каждого из нас право на ошибку, будь то личная сфера или производственная. И проблема, по моему, вовсе не в том, что кто-то ошибся, а в том, умеем ли мы стильно выйти из сложной ситуации и корректно исправить ошибку, сделать из нее выводы на будущее, чтобы в дальнейшем не наступать на те же грабли.Ошибки бывают разные. Мимо каких-то можно пробежать почти не останавливаясь, другие же вызывают столько самых разных последствий, что провинившийся может стрессовать по этому поводу долго.
Намедни в своей работе столкнулась с ошибками предпринимателей, которые привели к определенным незапланированным денежным затратам для них, а в одном случае дело при самом плохом раскладе может закончиться и судебным разбирательством. Кроме того, на исправление ошибок ушла масса времени, как самих предпринимателей, так и сотрудников бухгалтерской компании, т.к. речь идет об ошибках, связанных с бухгалтерией. Причем прямую связь ошибки с бухгалтерий на первый взгляд и не разглядишь — ну допустил предприниматель ошибку в контракте, и что, это ведь внутреннее дело тех компаний, которые заключили некорректный контракт? На поверку же такая ошибка в контракте вызывает целую цепочку мероприятий, связанных с налогообложением и бухгалтерией, причем для обеих сторон контракта. Утрируя можно сказать, что всего-то не поставили в контракте одну важную галочку, связанную с ндс. Ценой же этой галочки для одной из сторон может быть в конечном итоге цифра со многими нулями, в евро.
Бухгалтерская компания обратила внимание руководства компании-клиента на допущенную неточность в контракте, чем был вызван шквал разбирательств, переписки, недовольства и в конце концов признания того, что в данной ситуации иного выхода, как пытаться достигнуть консенсуса между сторонами договора, нет. Ощущения сотрдуников бухгалтерской компании от этой ситуации самые противоречивые — ошибку видим, умолчать не можем, но в то же время понимаем, какая это головная боль. Сначала надо доступно обьяснить клиенту в чем ошибка, и каковы ее последствия, потом провести всю массу работы, непосредственно связанную с исправлением. Оно нам надо? Нет. Но и другого выхода нет. Задерживаем дыхание и ныряем в море разбирательств. Это именно та часть работы, которую трудно любить.
Мы, конечно же, тоже не боги, и иногда допускаем ошибки в работе с клиентами. Это и наше плохое настроение, которое «услышал» клиент, это и опечатки, описки, неточное толкование какой-либо сделки, приводящее к некорректным бухгалтерским записям. К счастью, искусство учета построено так, что преимущественную часть технических ошибок видно уже на первом этапе работы составления ежемесячной отчетности, что практически означает наличие внутреннего контроля — бухгалтер ошибся в ходе записей, увидел ошибку при выведении отчета, исправил. Иначе отчет просто не сойдется, т.к. все бухгалтерские счета взаимопроверяемы и взаимосвязаны в той или иной мере. Т.е. клиент этого процесса исправления ошибок не видит, и не должен видеть. Вторая критическая стадия обнаружения ошибок — при составлении годовой отчетности, когда сам предприниматель более внимательно просматривает предварительный баланс и может обнаружить что в нем, к примеру, не хватает чего-либо, если, допустим, в бухгалтерию были не предоставлены какие-то документы. Да и сам бухгалтер на этом этапе проводит ряд дополнительных проверочных мероприятий, которые позволяют элиминировать допущенные в течение не только текущего, но и прошлых лет, ошибки. Иногда бывают ошибки, исправление которых требует содействия клиента. В такой ситуации важно смело признать ошибку, понятно обьяснить ее причины клиенту и предложить меры к ее устранению. Корректность, способность к диалогу и взаимопонимание между обеими сторонами помогает сделать этот этап максимально безболезненным.
К чему веду? Ошибки — естесственная часть нашей жизнедеятельности, причем не только на трудовой ниве. Не надо делать из них трагедий. Нельзя исправить только летальный исход. Но мы ведь не в медицине работаем, а значит, решение проблемы всегда есть. Переиначив поговорку своего любимого литературного героя из детства хочу всем пожелать: «Спокойствия, только спокойствия!». Это немаловажная часть успешной работы над ошибками.
Искренне ваша,
О-Ка
olga@prokasta.fi
9.5.2014