О вечной спешке и управлении временем
Заметки финского предпринимателя-бухгалтера
Всем нам знакомо ощущение, что времени не хватает. В трудовой жизни это особенно актуально. Для предпринимателей не в новость поработать 60-70 часов в неделю, да в последние годы и наемные сотрудники все чаще вынуждены работать сверхурочно. Правда, можно услышать мнение специалистов и ученых о том, что спешку каждый создает себе сам. Отчасти я с этим согласна. Помимо просто непосильной наргрузки, недостаточное планирование рабочего времени, бесконечные летучки и собрания, регулярные отвлекающие моменты и банальная неорганизованность зачастую бывают причинами сверхурочной работы. Специалисты говорят о том, что правильно спланировав свой рабочий день можно сэкономить до двух часов рабочего времени. Как же это сделать?
Несколько лет назад, когда моей обычной рабочей нагрузкой в течение очень длительного периода было 60- 70 часов в неделю, сидя в свой долгожданный выходной за чашкой утреннего кофе, я вдруг поняла, что так больше продолжаться не может. Либо я сломаюсь, что не вариант для предпринимателя, либо найду выход, как делать тот же обьем работы за более короткое время. Проанализировав свой обычный день, пришла к выводу, что крайне много времени и энергии забирает чехарда с электронной почтой. Именно чехарда — в мейл-бокс я тогда заглядывала в течение дня десятки раз, зачастую и отвечала сразу, отвлекаясь от того, что делала. Прослеживалась откровенная зацикленность на электронке, можно даже истолковать ее, как некое подобие рабства. Первое, что я предприняла — отключила звук входящих сообщений. Второе — запретила себе читать рабочую почту в выходной. Здесь возникла сложность — личная почта приходит на тот же ящик. Что делать? Перевести личные дела на отдельный ящик показалось сложным, отбирающим драгоценное время процессом. Не скажу что сразу, но со временем научилась в свой выходной день, заходя в мейл-бокс, не обращать внимания на рабочие мейлы, а выбирать из них только личные сообщения и уничтожать спам. Какое-то время ушло на то, чтобы научиться не раздражаться на количество входящей необработанной деловой почты. Третьим этапом была установка четкого правила — в рабочие дни электронная почта проверяется два раза, в начале рабочего дня просматривается на предмет срочных сообщений. В конце рабочего дня непосредственно обрабатывается вошедшая в течение суток почта. Удивительным открытием для меня было то, что оказывается в большинстве своем никто и не ждал от меня незамедлительного ответа на мейл. Клиенты, да и коллеги, оказались более адекватными, чем я в этом отношении, и не считали мейл чатом, где общение происходит здесь и сейчас. За что им отдельное спасибо!
Вобщем, выполнив три незатейливых фазы ухода от мейлингового сумасшествия, мне удалось уравновесить свой рабочий день и сэкономить довольно много рабочего времени, которое раньше уходило на суету вокруг незамедлительных ответов и отвлечения от текущих дел. После того, как система была протестирована, правило проверки почты два раза в день было рекомендовано всем сотрудникам. Не знаю, соблюдается эта рекомендация или нет, но это и не важно, каждый решает сам, что для него является эффективным способом работы. Мое дело было дать подсказку. Кстати, недавно прочла в одной статье, где рассказывалось о финском докторе, который «утопал» в массе входящей почты. Для него рабочим методом оказалась установка автоотвечика с сообщением о том, что ответ на мейл будет дан в течение 48 часов, если тема такая то, а если тема другая, то забронируйте время для визита, и давались контактные данные. В итоге, количество входящей почты пресловутого доктора сократилось со временем на 80%! Невероятно, но факт. Метод может быть рабочим и в других сферах. Мы не ставим автоотвечики на свои мейлы, за исключением сообщений об отпусках и изменениях, связанных с этим, но на своем сайте даем информацию о том, что гарантируем ответ на мейл в течение трех рабочих дней и соблюдаем это обещание. Если времени на ответ требуется больше по причине обьемности или дополнительных выснений, то обязательно сообщаем клиенту дату ответа и аргументируем причины задержки.
С электронной почтой разобрались. Есть ли еще методы планирования более эффективного рабочего дня? На собственном опыте могу сказать, что важные, требующие сосредоточения дела лучше делать в начале рабочего дня, так сказать на свежую голову. Допускаю отключение телефона на время выполнения важной задачи, или перевод разговоров другим сотрудникам или на автоотчветчик. Это позволит не отвлекаться и выполнить задание быстро.
Неплохим методом оптимизации является выполнение различных сходных по характеру заданий «скопом». Например, в течение дня вы делаете несколько звонков, сканингов, или копировальных работ — выполните эти работы в конце рабочего дня, подряд, одну за другой. Думаю, что это будет быстрее. Если же цель не скорость, а разрядка, то конечно лучше, например, посканировать сразу — отвлечетесь, разомнетесь, освободите голову для новых, великих и не очень, мыслей.
Календарь — абсолютно незаменим! В наше время есть столько вариантов различных электронных календарей, что просто грех ими не пользоваться. Даже при супер-загруженности календарь даст ясную картину того, чем вы и в какое время будете заниматься, и куда можно «впихнуть» срочное непредвиденное задание. К тому же и уходить в сторону от поставленных на день задач будет сложнее. Выполнили план на день — поздравляю, можно с чистой совестью идти домой. Или слегка разгрузить следующий рабочий день, выполнив что-то заранее, уже сегодня. Не успеваете справиться с поставленной задачей? Перекроите календарь на ближайшие дни. Календарь дает чувство контроля и уверенности, и со своей стороны экономит ваше время, не позволяя метататься от одного задания к другому.
Если вы работаете в открытом офисе и часто отвлекаетесь на разговоры сотрудников или другой шумовой фон, помощь могут оказать наушники — включите тихую релаксирующую музыку и наслаждайтесь. Для окружающих же наушники могут быть сигналом того, что сейчас вы заняты чем то важным, или просто не в настроении для общения. Ту же функцию выполняет закрытая дверь, если вы работаете в отдельном кабинете.
Как то так! Надеюсь мои методы упрвления рабочим временем дали вам какие- то идеи. Ну а если у вас и так с этим все в порядке, то повтороние — мать учения, не зря ведь так говорят.
О. Каялина
olga@prokasta.fi
12.5.2014